Trivoie › Nettoyer son parc BusinessObjects : repérer les documents inutilisés
Nettoyer son parc BusinessObjects avant de migrer : repérer l'inutilisé
Sur une plateforme installée depuis longtemps, une partie du contenu n'est plus ouverte par personne. La migrer, c'est payer pour déplacer des documents que personne ne lit. Voici comment le repérer.
Pourquoi nettoyer d'abord
Le coût d'une montée de version ou d'une migration dépend du nombre de documents, d'univers et de comptes à traiter. Retirer l'inutilisé avant de chiffrer réduit l'effort, le risque et la durée de la double exploitation.
Ce qu'il faut repérer
- Les documents jamais ouverts ou ouverts il y a très longtemps (Web Intelligence, Crystal Reports et autres).
- Les comptes inactifs : la date de dernière connexion de chaque compte figure dans le référentiel (requêtes Query Builder).
- Les planifications récurrentes qui produisent des rapports que personne ne consulte.
- Les univers sans document actif, qui n'ont pas besoin d'être convertis.
- Les doublons : mêmes rapports copiés par plusieurs équipes.
La source des chiffres : l'audit de la plateforme
La consultation réelle des documents se lit dans la base d'audit de la plateforme, à condition que l'audit ait été activé et qu'il ait tourné assez longtemps pour couvrir un cycle complet d'usage (par exemple 12 mois, pour inclure les rapports de clôture annuelle). Si l'audit n'était pas actif, il est encore temps de l'activer : même quelques mois de données valent mieux que rien pour un premier tri.
Méthode en quatre temps
- Mesurer : dernière ouverture par document, dernière connexion par compte.
- Classer : actif, rare (une ou deux fois par an), inactif.
- Valider avec les propriétaires métier : un document rarement ouvert peut être obligatoire (clôture, réglementaire).
- Archiver puis supprimer l'inactif, de façon traçable.
Le résultat se retrouve directement dans le chiffrage : moins de documents à migrer, moins d'utilisateurs à former, une décision plus claire entre rester, monter en BI 2025 ou sortir.
Questions fréquentes
Comment savoir quels documents BusinessObjects ne sont jamais ouverts ?
Avec la base d'audit de la plateforme, si l'audit est activé : elle enregistre les consultations. Croisez-la avec la liste des documents du référentiel pour repérer ceux qui n'apparaissent jamais.
Combien de temps d'audit faut-il ?
Idéalement un cycle complet d'usage, par exemple 12 mois, pour ne pas supprimer un rapport annuel. Quelques mois suffisent pour un premier tri des documents évidemment inutilisés.
Peut-on supprimer directement ce qui n'est pas ouvert ?
Mieux vaut valider avec les propriétaires métier, archiver, puis supprimer : un rapport rarement ouvert peut être obligatoire.
Sources
- notes SAP 3486924 et 3763590, résumées par C. Vosloo
- dates de fin de maintenance SAP BI (Wiiisdom)
- SAP BusinessObjects BI 2025 : composants et univers (Wiiisdom)
- notes SAP 2801797 et 2914654 (Dallas Marks)
- Product Availability Matrix SAP
Les dates et règles de maintenance peuvent évoluer. Vérifiez-les dans le portail SAP (Product Availability Matrix et notes citées) avant toute décision.